Prywatność w Freelex

Kto odpowiada za dane?

Projekt prowadzi CGO Legal Chajdas Gawlak Owczarek sp.k. z siedzibą w Łodzi, KRS 0000513817, NIP 7272785705. Adres do korespondencji: ul. Wólczańska 128/134, 90-527 Łódź. Sprawy ochrony danych można zgłaszać przez oficjalny kontakt kancelarii: cgolegal.pl/kontakt.

Co zapisuje formularz?

Treść pytania, adres e-mail, opcjonalny telefon, datę zgłoszenia oraz wersję zaakceptowanego regulaminu. Zapisujemy także wybór dotyczący dobrowolnej zgody na marketing e-mail. Możesz dobrowolnie dodać do 3 dokumentów PDF, JPG lub PNG. Zapisujemy ich treść, nazwę, typ, rozmiar, skrót kontrolny i powiązanie ze zgłoszeniem. Nie wymagamy numeru PESEL ani dokumentów tożsamości; zasłoń zbędne dane przed wysłaniem.

Po co potrzebujemy tych informacji?

Aby przyjąć pytanie, przygotować odpowiedź i prowadzić historię obsługi. Dla wykonania tej usługi podstawą przetwarzania zwykłych danych użytkownika jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Osobne cele, takie jak bezpieczeństwo systemu, ochrona roszczeń i marketing, wymagają odpowiednich podstaw i okresów przechowywania. Dobrowolny marketing jest oddzielony od odpowiedzi na pytanie.

Dokumenty i dane szczególnie chronione

Pliki są przechowywane w prywatnym magazynie i pobierane przez upoważnionych prawników po zalogowaniu. Pobranie jest odnotowane w historii sprawy. Dokumenty nie trafiają automatycznie do bazy wiedzy ani do AI.

Ogranicz dokument do potrzebnych stron i danych. Dane szczególnych kategorii, np. o zdrowiu, mogą być przetwarzane na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO tylko wtedy, gdy są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — nie jest to ogólna podstawa dla wszystkich porad. Nie przesyłaj danych nadmiarowych ani danych o wyrokach skazujących i czynach zabronionych w ogólnym formularzu. Gdy sprawa ich wymaga, kancelaria najpierw ustali właściwą podstawę i sposób przekazania.

Kto widzi pytanie?

Upoważnieni członkowie zespołu kancelarii, stosownie do swoich ról, oraz dostawcy infrastruktury w zakresie niezbędnym do działania systemu. Zgłoszenie nie jest publikowane. Dostęp do panelu wymaga logowania i nadania uprawnienia.

Sprawdzenie emerytury

W module emerytalnym możesz odpowiedzieć na pytania bez dokumentów albo odczytać zdjęcie lub PDF w swojej przeglądarce. Lokalny odczyt nie wysyła pliku do kancelarii ani do modelu AI. Po potwierdzeniu wartości zachowujemy je wraz z nazwą pliku, numerem strony i fragmentem źródłowym w odpowiedziach na Twoim urządzeniu. Dopiero potwierdzenie zgłoszenia kodem e-mail przekazuje odpowiedzi kancelarii. Pliki odczytane lokalnie nie są dołączane. Szczegóły zapisu na urządzeniu i zakres usługi opisują zasady modułu.

Dobrowolne powiadomienia emerytalne

Jeśli zamówisz powiadomienia o przeliczeniu po 65. roku życia albo zbiegu emerytury mundurowej i ZUS, zapisujemy zweryfikowany e-mail, temat, datę i treść zgody. Nie dołączamy odpowiedzi ani dokumentów z formularza. Administratorem tej listy jest CGO Legal; Helpfind nie otrzymuje jej w ramach tej funkcji. Podstawą przetwarzania jest dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Adres obsługują dostawcy infrastruktury serwisu i Microsoft 365 przy wysyłce wiadomości. Powiadomienia są niezależne od bezpłatnego sprawdzenia i obsługi sprawy.

Listę aktywnych zapisów przechowujemy do wycofania zgody lub zakończenia powiadomień o danym temacie. Po wycofaniu adres nie jest używany do wysyłki; zapis zgody i jej wycofania służy wyłącznie udokumentowaniu wykonania żądania. Możesz wyłączyć powiadomienia po potwierdzeniu adresu albo zwrócić się do kancelarii. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Klasyfikacja i AI

Połączenie z OpenAI API jest przygotowane, ale wyłączone. Klasyfikacja działa według słów kluczowych. Zgłoszenia nie są obecnie wysyłane do modelu AI.

Poczta i logowanie

Integracja Microsoft 365 umożliwia po aktywacji wysyłanie automatycznych potwierdzeń przyjęcia na adres z formularza, zatwierdzonych odpowiedzi oraz kopii nowych pytań na adres upoważnionego zespołu. Do obsługi poczty Microsoft otrzymuje adres odbiorcy i treść wiadomości. Pliki nie są dołączane do tych wiadomości. Pytania i historia wysyłki pozostają w panelu; odpowiedzi otrzymane od klientów są obecnie obsługiwane w Outlooku. Dostęp zespołu wykorzystuje obecnie logowanie ChatGPT.

Bezpieczeństwo i ustawienia przeglądarki

Stosujemy kontrolę dostępu oraz ograniczenia liczby zgłoszeń. Krótkotrwały skrót adresu technicznego pomaga ograniczać nadużycia formularza. Fonty są serwowane razem ze stroną. Aplikacja nie dodaje reklamowych pikseli śledzących. Mechanizmy logowania i hostingu mogą korzystać z niezbędnych plików cookie.

Twoje prawa

W granicach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych, a także zgłosić sprzeciw tam, gdzie ma zastosowanie. Zgodę marketingową możesz wycofać. Przysługuje Ci prawo skargi do Prezesa UODO. Zakres realizacji żądania zależy także od obowiązków kancelarii, w tym tajemnicy zawodowej.

Ważne przed wpisaniem pytania

Ogranicz opis do potrzebnych faktów. Nie podawaj haseł, pełnych danych dokumentów ani szczegółów medycznych, które nie są konieczne.